Pengertian dari laporan :
Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi
Isi dari laporan :
Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain.
Fungsi Laporan :
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.
Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:
1. Fungsi Informatif
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap
pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang
dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan
Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan
pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif.
Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain
untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.
Prinsip – prinsip Penulisan laporan :
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat – syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi
peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda.
Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan
yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang
teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis
juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
e. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya.
Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
f. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa
mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut:
1. Maksud pelaporan
a. Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan
bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya
adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
b. Laporan rekomendasi
Yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat
si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat).
Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya
rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
c. Laporan analitis
Yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat
atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan
laporan akademis berada pada kategori ini.
d. Laporan Pertanggungjawaban
Di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan
(Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)
e. Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju
penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative
dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
a. Laporan berbentukMemo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di
kalangan intern organisasi.
b. Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar
folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
c. Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku,
dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
d. Laporan berbentuk Campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat.
Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan
bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
3. Waktu Penyampaian
a. Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam
rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
b. Laporan Periodik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar